Verlierst du als Steuerberaterin oder Steuerberater wertvolle Zeit in Honorargesprächen und kommst dennoch nicht zu verbindlichen Angeboten? Vielleicht kennst du das Szenario: Nach einem einstündigen Gespräch mit einem potenziellen Mandanten hast du zwar ausführlich über die Finanzbuchführung gesprochen, aber wichtige Bereiche wie Jahresabschluss, Lohnabrechnung oder Einkommensteuer blieben unberührt. Ohne einen klar definierten Auftragsumfang wird es schwierig, ein beidseitig faires Honorar, ein Angebot, eine passende Vergütungsvereinbarung oder einen rechtssicheren Steuerberatervertrag zu erstellen.
Viele Steuerberater kennen das Gefühl, sich im Kreis zu drehen. Trotz langer Gespräche bleiben viele Fragen offen, und am Ende fehlt die Grundlage, um ein verbindliches Angebot zu erstellen. Das führt nicht nur zu Frustration, sondern auch zu verpassten Chancen, Zusatzleistungen anzubieten, die sowohl für den Mandanten als auch für deine Kanzlei wertvoll wären.
Bei KanzleiPilot haben wir genau diese Herausforderungen erkannt und in Zusammenarbeit mit über 250 Steuerkanzleien eine passende Lösung hierfür entwickelt. Wir wissen, wie wichtig es ist, Honorargespräche effizient zu gestalten und gleichzeitig den Mandanten das Gefühl zu geben, umfassend beraten zu werden. Durch eine systematische IST-Aufnahme mithilfe einer gut strukturierten Checkliste kannst du nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass du alle relevanten Informationen erfasst. So positionierst du dich als kompetenter Beraterin und legst den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du mit einer einfachen, aber effektiven Checkliste deine Honorargespräche optimierst. Du erfährst, wie du den Auftragsumfang klar definierst, passende Zusatzleistungen identifizierst und ein Honorare berechnest, das dich, deine Mandantschaft und dein Team zufriedenstellt. Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) wird dabei natürlich auch berücksichtigt.
Bist du bereit, deine Honorargespräche auf das nächste Level zu heben und sowohl deine Effizienz als auch die Zufriedenheit deiner Mandanten zu steigern? Dann lass uns gemeinsam starten und entdecken, wie eine strukturierte IST-Aufnahme den Unterschied machen kann!
Warum eine systematische IST-Aufnahme so wichtig ist
Hast du dich schon einmal gefragt, warum manche Honorargespräche trotz intensiver Vorbereitung nicht zum gewünschten Ergebnis führen? Oft liegt es daran, dass wichtige Informationen fehlen oder übersehen wurden und der Auftragsumfang somit schwer einzuschätzen ist. Eine systematische IST-Aufnahme ist der Schlüssel, um diesem Problem vorzubeugen. Sie ermöglicht es dir, alle relevanten Daten und Bedürfnisse deiner Mandanten zu erfassen und somit den Auftragsumfang klar zu definieren.
Eine strukturierte Vorgehensweise spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Effizienz deiner Gespräche. Anstatt spontane Fragen zu stellen und dabei möglicherweise entscheidende Details zu übersehen, führst du mit einer Checkliste gezielt durch das Gespräch. Dies vermittelt Professionalität und zeigt deinem potenziellen Mandanten, dass du strukturiert und gründlich arbeitest.
Ein klar definierter Auftragsumfang ist die Grundlage für eine transparente und faire Vergütungsvereinbarung. Ohne genaue Kenntnis der Bedürfnisse und Anforderungen deines Mandanten riskierst du, Leistungen anzubieten, die nicht optimal passen, oder wichtige Zusatzleistungen zu übersehen, die dem Mandanten einen echten Mehrwert bieten könnten. Außerdem erleichtert eine genaue IST-Aufnahme die korrekte Abrechnung nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), da du alle notwendigen Informationen hast, um deine Honorare entsprechend zu kalkulieren.
Durch die systematische Erfassung aller relevanten Daten kannst du mithilfe eines Steuerberater-Honorarrechners schnell und präzise ein Angebot erstellen, das sowohl für dich als auch für deinen Mandanten fair ist. Dies trägt nicht nur zur Zufriedenheit deiner Mandantschaft bei, sondern stärkt auch deine Position als kompetenter Berater.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die rechtliche Absicherung. Mit einem klaren Steuerberatervertrag und einer detaillierten Vergütungsvereinbarung verhinderst du Missverständnisse und Streitigkeiten über den Leistungsumfang und die Honorare. Dies ist besonders relevant bei Zusatzleistungen oder speziellen Aufgaben wie der Lohnabrechnung, bei denen die StBVV spezifische Regelungen vorsieht.
Letztendlich trägt eine systematische IST-Aufnahme dazu bei, das Vertrauen deiner Mandanten zu gewinnen. Sie fühlen sich verstanden und gut aufgehoben, weil du ihre Bedürfnisse ernst nimmst und professionell darauf eingehst. Dies fördert langfristige Mandantenbeziehungen und empfiehlt dich weiter.
Die wichtigsten Fragen für deine Checkliste
Eine gut durchdachte Checkliste ist das Herzstück eines effizienten Honorargesprächs. Hier sind die wichtigsten Fragen, die in deiner Checkliste nicht fehlen sollten:
- Warum sucht der Mandant deine Unterstützung?
- Gründe für den Wechsel: Hat der Mandant Probleme mit seinem bisherigen Steuerberater oder sucht er spezifische Expertise?
- Erwartungen: Welche Ziele verfolgt der Mandant? Möchte er Steuern optimieren, Prozesse digitalisieren oder wächst sein Unternehmen schnell?
- Wie funktioniert das Business des Mandanten?
- Branche und Geschäftsmodell: In welcher Branche ist der Mandant tätig? Gibt es branchenspezifische Besonderheiten oder Herausforderungen?
- Unternehmensstruktur: Handelt es sich um ein Einzelunternehmen, eine GmbH, eine Personengesellschaft oder eine andere Rechtsform?
- Internationalität: Gibt es grenzüberschreitende Geschäftsaktivitäten, die besondere steuerliche Kenntnisse erfordern?
- Finanzielle Kennzahlen:
- Umsatz und Gewinn: Wie hoch sind die aktuellen Umsätze und Gewinne? Gibt es saisonale Schwankungen?
- Anzahl der Mitarbeitenden: Wie viele Mitarbeiter sind beschäftigt? Sind Neueinstellungen geplant?
- Investitionen und Finanzierungen: Stehen größere Investitionen an oder gibt es bestehende Finanzierungsvereinbarungen?
- Digitalisierungsgrad und IT-Infrastruktur:
- Aktuelle Softwarelösungen: Welche Programme nutzt der Mandant bereits für Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Warenwirtschaft?
- Bereitschaft zur digitalen Zusammenarbeit: Ist der Mandant offen für digitale Belegübermittlung und Kommunikation?
- Technische Ausstattung: Verfügt der Mandant über die nötige Hardware und Internetanbindung?
- Belegvolumen und -struktur:
- Anzahl der Belege: Wie viele Buchungsbelege fallen monatlich oder jährlich an?
- Art der Belege: Sind die Belege digital, in Papierform oder eine Mischung aus beidem?
- Komplexität: Gibt es viele Auslandsbelege, Fremdwährungen oder spezielle Buchungsvorgänge?
- Bisherige steuerliche Betreuung:
- Vorhandene Dokumente: Liegen aktuelle Jahresabschlüsse, Steuererklärungen oder betriebswirtschaftliche Auswertungen vor?
- Frühere Prüfungen: Gab es Betriebsprüfungen oder steuerliche Außenprüfungen? Wenn ja, mit welchem Ergebnis?
- Spezifische Anforderungen und Wünsche:
- Zusatzleistungen: Besteht Interesse an Zusatzleistungen wie Controlling, Finanzplanung oder Nachfolgeberatung?
- Kommunikationspräferenzen: Bevorzugt der Mandant persönliche Treffen, Telefonate oder digitale Kommunikation?
- Erreichbarkeit: Wie schnell erwartet der Mandant Rückmeldungen? Gibt es dringende Fristen oder Projekte?
- Relevante Fristen und Termine:
- Abgabefristen: Gibt es bevorstehende Abgabefristen für Steuererklärungen oder Meldungen?
- Jahresabschluss: Wann soll der Jahresabschluss erstellt werden?
- Lohnabrechnung: Zu welchen Terminen müssen Lohnabrechnungen erstellt und übermittelt werden?
- Risiko- und Compliance-Fragen:
- Offene Rechtsstreitigkeiten: Gibt es laufende Verfahren oder drohende Rechtsstreitigkeiten?
- Compliance-Anforderungen: Muss der Mandant besondere gesetzliche oder regulatorische Vorgaben einhalten?
- Persönliche Ziele des Mandanten:
- Langfristige Planung: Welche Ziele verfolgt der Mandant in den nächsten 5–10 Jahren?
- Unternehmensnachfolge: Ist eine Übergabe oder Verkauf des Unternehmens geplant?
- Private Finanzplanung: Besteht Bedarf an privater Steuerberatung oder Vermögensplanung?
Warum sind diese Fragen so wichtig?
- Ganzheitliches Bild: Du erhältst ein umfassendes Verständnis für die Situation und Bedürfnisse deines Mandanten.
- Identifikation von Chancen: Durch gezielte Fragen entdeckst du Möglichkeiten für Zusatzleistungen, die dem Mandanten Mehrwert bieten.
- Effiziente Honorarkalkulation: Mit vollständigen Informationen kannst du mithilfe eines Honorarrechners dein Honorar präzise berechnen.
- Rechtssicherheit: Du stellst sicher, dass alle relevanten Aspekte im Steuerberatervertrag und in der Vergütungsvereinbarung berücksichtigt sind, um späteren Unklarheiten vorzubeugen.
Tipps zur Anpassung der Checkliste an deine Kanzlei:
- Spezialisierung berücksichtigen: Wenn deine Kanzlei auf bestimmte Branchen oder Leistungen spezialisiert ist, ergänze die Checkliste um spezifische Fragen.
- Feedback einholen: Binde dein Team ein und frage nach ihren Erfahrungen und Vorschlägen zur Erweiterung der Checkliste.
- Aktualität gewährleisten: Überprüfe regelmäßig, ob die Checkliste noch aktuell ist oder ob neue Fragen hinzugefügt werden sollten, beispielsweise aufgrund gesetzlicher Änderungen oder neuer Dienstleistungen. Gerne kannst du auch mit uns persönlich darüber sprechen und wir geben die aktuellen Best Practices.
Einsatz der Checkliste in der Praxis:
- Vorbereitung: Sende dem potenziellen Mandanten vor dem Gespräch einen kurzen Fragebogen zu, um erste Informationen zu sammeln.
- Während des Gesprächs: Nutze die Checkliste als Leitfaden, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.
- Nachbereitung: Verwende die gesammelten Informationen, um ein maßgeschneidertes Angebot und eine Vergütungsvereinbarung zu erstellen.
Mit einer gut strukturierten Checkliste legst du den Grundstein für ein erfolgreiches Honorargespräch. Du wirkst professionell, sparst Zeit und zeigst deinem Mandanten, dass du seine Bedürfnisse ernst nimmst. So schaffst du Vertrauen und baust die Basis für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.
Wie du durch eine effiziente IST-Aufnahme Zusatzleistungen identifizierst
Eine gründliche IST-Aufnahme ist nicht nur für die Erfassung der grundlegenden Bedürfnisse deines Mandanten wichtig, sondern sie bietet auch die Gelegenheit, Zusatzleistungen zu identifizieren, die einen echten Mehrwert bieten können. Indem du die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen deines Mandanten verstehst, kannst du gezielt Dienstleistungen anbieten, die über das Basisangebot hinausgehen und so sowohl den Mandanten als auch deine Kanzlei profitieren lassen.
Analyse der Mandantenbedürfnisse
Während des Honorargesprächs solltest du besonders auf Hinweise achten, die auf weitere Beratungsbedürfnisse deuten. Hier sind einige Bereiche, in denen häufig Zusatzleistungen gefragt sind:
- Digitalisierung und Prozessoptimierung
- Bedarf erkennen: Nutzt der Mandant noch papierbasierte Prozesse oder veraltete Software?
- Angebotene Leistungen: Unterstützung bei der Einführung von digitalen Buchhaltungssystemen, Schulung von Mitarbeitern oder Implementierung von Schnittstellen.
- Steuerliche Gestaltungsberatung
- Bedarf erkennen: Plant der Mandant Investitionen, Umstrukturierungen oder internationale Expansion?
- Angebotene Leistungen: Steueroptimierung, Rechtsformberatung, internationale Steuerberatung.
- Controlling und betriebswirtschaftliche Beratung
- Bedarf erkennen: Möchte der Mandant seine Unternehmenskennzahlen besser verstehen oder hat er Schwierigkeiten bei der Liquiditätsplanung?
- Angebotene Leistungen: Erstellung von Finanzplänen, Soll-Ist-Vergleichen, Beratung bei Finanzierungsfragen.
- Lohnabrechnung und Personalberatung
- Bedarf erkennen: Hat der Mandant viele Mitarbeiter oder plant er Neueinstellungen?
- Angebotene Leistungen: Übernahme der Lohnabrechnung, Beratung zu Arbeitsverträgen und Sozialversicherungsfragen.
- Nachfolge- und Erbschaftsplanung
- Bedarf erkennen: Steht eine Unternehmensübergabe oder Nachfolgeregelung an?
- Angebotene Leistungen: Beratung zur Unternehmensnachfolge, Erstellung von Testamenten und Erbverträgen.
Gezielte Empfehlungen aussprechen
Nachdem du die Bedürfnisse deines Mandanten identifiziert hast, ist es wichtig, diese Informationen proaktiv zu nutzen:
- Personalisierte Angebote erstellen: Stelle ein maßgeschneidertes Leistungspaket zusammen, das genau auf die Bedürfnisse des Mandanten zugeschnitten ist.
- Nutzen klar kommunizieren: Erläutere, welchen konkreten Mehrwert die Zusatzleistungen für den Mandanten bringen, z. B. Zeitersparnis, Kosteneinsparungen oder rechtliche Sicherheit.
Korrekte Anwendung der StBVV für faire Honorare
Die Steuerberatervergütungsverordnung bietet die rechtliche Grundlage für die Abrechnung deiner Leistungen. Bei Zusatzleistungen ist es besonders wichtig, die relevanten Paragrafen zu kennen:
- § 24 StBVV: Regelt die Vergütung für Buchführungsarbeiten.
- § 28 StBVV: Betrifft die Vergütung für Lohnabrechnung und Lohnbuchführung.
- § 34 StBVV: Bezieht sich auf sonstige Tätigkeiten, die nicht in anderen Paragrafen erfasst sind.
Durch die genaue Anwendung der StBVV stellst du sicher, dass deine Honorare angemessen und rechtssicher sind. Ein darauf zugeschnittener Honorarrechner kann dabei helfen, die komplexen Berechnungen schnell und fehlerfrei durchzuführen.
Vorteile für dich und deine Mandanten
- Mehrwert für den Mandanten: Durch Zusatzleistungen erhält der Mandant umfassende Unterstützung und kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
- Steigerung deines Umsatzes: Zusätzliche Leistungen führen zu höheren Honorareinnahmen und verbessern die Wirtschaftlichkeit deiner Kanzlei.
- Stärkung der Mandantenbeziehung: Indem du proaktiv auf die Bedürfnisse deines Mandanten eingehst, baust du Vertrauen auf und förderst eine langfristige Zusammenarbeit.
Beispielhafte Umsetzung
Stell dir vor, während der IST-Aufnahme erfährst du, dass dein Mandant Schwierigkeiten mit der Liquiditätsplanung hat. Du könntest ihm Zusatzleistungen im Bereich Controlling anbieten:
- Erstellung von Liquiditätsplänen: Hilf dem Mandanten, seine Zahlungsströme besser zu verstehen und zu steuern.
- Regelmäßige betriebswirtschaftliche Auswertungen: Biete monatliche Reports an, die wichtige Kennzahlen übersichtlich darstellen.
- Beratungsgespräche: Vereinbare regelmäßige Termine, um die finanzielle Entwicklung zu besprechen und Handlungsempfehlungen zu geben.
Durch diese Angebote zeigst du dem Mandanten, dass du seine Herausforderungen ernst nimmst und aktiv Lösungen anbietest.
Effiziente Nutzung von Tools
Die Verwendung von Softwarelösungen wie der KanzleiPilot Software unterstützt dich dabei, Zusatzleistungen schnell zu kalkulieren und in Angebote zu integrieren. So kannst du dem Mandanten bereits im Gespräch einen Überblick über die entstehenden Kosten geben und Transparenz schaffen.
Fazit
Eine effiziente IST-Aufnahme ermöglicht es dir, nicht nur den grundlegenden Auftragsumfang zu erfassen, sondern auch zusätzliche Bedürfnisse deines Mandanten zu erkennen. Indem du gezielt Zusatzleistungen anbietest, erhöhst du den Mehrwert für den Mandanten und optimierst gleichzeitig deine Honorare effizient. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools wird dein Honorargespräch zum Erfolg für beide Seiten.
Praxis-Tipps zur Umsetzung in deiner Kanzlei
Die Theorie ist wichtig, aber die Praxis entscheidet über den Erfolg. Hier sind einige bewährte Tipps, wie du die systematische IST-Aufnahme und die Nutzung einer Checkliste effektiv in deiner Kanzlei implementieren kannst.
1. Erstellung und Anpassung der Checkliste
- Individuelle Bedürfnisse berücksichtigen: Jede Kanzlei ist einzigartig. Passe die Checkliste an die spezifischen Dienstleistungen und Mandantenstrukturen deiner Kanzlei an.
- Aktualität sicherstellen: Überprüfe regelmäßig die Checkliste und aktualisiere sie bei Änderungen in Gesetzen, wie zum Beispiel Anpassungen in der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), oder bei der Einführung neuer Zusatzleistungen.
- Benutzerfreundlichkeit: Gestalte die Checkliste übersichtlich und intuitiv, sodass sie während des Gesprächs leicht zu handhaben ist.
2. Schulung des Teams und interne Kommunikation
- Mitarbeiter einbeziehen: Binde dein Team von Anfang an in den Prozess ein. Ihre Erfahrungen und Vorschläge können wertvolle Beiträge zur Gestaltung der Checkliste liefern.
- Schulungen anbieten: Organisiere interne Workshops, um den Umgang mit der Checkliste zu üben und die Bedeutung einer effizienten IST-Aufnahme zu vermitteln.
- Feedback-Kultur fördern: Ermutige dein Team, Rückmeldungen zu geben und Verbesserungsvorschläge einzubringen.
3. Effiziente Nutzung von Technologie
- Digitale Checklisten: Verwende digitale Tools oder Softwarelösungen, um die Checkliste zu digitalisieren. Das erleichtert die Aktualisierung und ermöglicht eine nahtlose Integration in deine Systeme.
- Honorarrechner einsetzen: Nutze einen Honorarrechner, um die erfassten Daten direkt in eine Honorarkalkulation zu überführen. So kannst du bereits während oder kurz nach dem Gespräch ein transparentes Angebot erstellen.
- Dokumentenmanagement: Implementiere ein effizientes System zur Verwaltung von Steuerberaterverträgen und Vergütungsvereinbarungen, um den Prozess vom Gespräch bis zum Vertragsabschluss zu beschleunigen.
4. Standardisierte Prozesse etablieren
- Ablaufpläne erstellen: Definiere klare Prozessschritte für Honorargespräche, von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung.
- Checklisten in den Prozess integrieren: Stelle sicher, dass die Nutzung der Checkliste fester Bestandteil des Gesprächsablaufs ist.
- Qualitätskontrolle: Führe regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Prozesse eingehalten und effektiv sind.
5. Kontinuierliche Verbesserung durch Feedback
- Mandantenfeedback einholen: Frage neue Mandanten nach ihrer Meinung zum Honorargespräch. So erkennst du, was gut läuft und wo Optimierungsbedarf besteht.
- Erfahrungen teilen: Führe regelmäßige Teammeetings durch, in denen positive Erfahrungen und Herausforderungen besprochen werden.
- Anpassungen vornehmen: Sei bereit, Prozesse und die Checkliste basierend auf Feedback anzupassen.
6. Fokus auf Nutzenkommunikation
- Mehrwert betonen: Stelle während des Gesprächs den Nutzen deiner Dienstleistungen für den Mandanten in den Vordergrund. Das gilt besonders für Zusatzleistungen.
- Transparente Honorargestaltung: Erkläre, wie sich das Honorar zusammensetzt und verweise bei Bedarf auf die StBVV. Das schafft Vertrauen und Akzeptanz.
- Individuelle Lösungen anbieten: Zeige, dass du die spezifischen Bedürfnisse des Mandanten verstehst und maßgeschneiderte Lösungen anbietest.
7. Rechtliche Aspekte berücksichtigen
- Rechtssichere Verträge: Stelle sicher, dass deine Steuerberaterverträge und Vergütungsvereinbarungen alle notwendigen rechtlichen Anforderungen erfüllen.
- Fortbildungen besuchen: Bleibe über Änderungen in Gesetzen und Vorschriften auf dem Laufenden, um stets aktuell beraten zu können.
8. Zeitmanagement optimieren
- Vorbereitung ist alles: Plane ausreichend Zeit für die Vorbereitung des Honorargesprächs ein. Überfliege die Checkliste vorab, um Schwerpunkte zu setzen.
- Effiziente Gesprächsführung: Lenke das Gespräch zielgerichtet anhand der Checkliste, ohne dabei unpersönlich zu wirken.
- Nachbereitung nicht vergessen: Nutze die unmittelbar nach dem Gespräch erfassten Informationen, um Angebote und Verträge zeitnah zu erstellen.
9. Einsatz von KanzleiPilot für maximale Effizienz
- Software-Funktionen nutzen: Die KanzleiPilot Software bietet spezielle Funktionen für die IST-Aufnahme, Honorarberechnung und Vertragserstellung.
- Automatisierung von Abläufen: Reduziere manuelle Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse, beispielsweise bei der Erstellung von Vergütungsvereinbarungen.
- Unterstützung bei der StBVV-Anwendung: Die Software hilft dir, die Vorgaben der Steuerberatervergütungsverordnung korrekt anzuwenden und Fehler zu vermeiden.
10. Erfolg messen und dokumentieren
- Kennzahlen definieren: Lege fest, welche Indikatoren den Erfolg der neuen Prozesse messen, z. B. reduzierte Gesprächsdauer, höhere Abschlussquoten oder gesteigerte Honorare.
- Regelmäßige Auswertung: Analysiere diese Kennzahlen in definierten Intervallen, um Fortschritte zu erkennen.
- Erfolge feiern: Teile positive Ergebnisse mit dem Team, um die Motivation hochzuhalten und das Engagement zu fördern.
Fazit
Die Umsetzung einer systematischen IST-Aufnahme mithilfe einer Checkliste erfordert anfänglich etwas Aufwand, doch die Investition lohnt sich. Du wirst schnell feststellen, dass Honorargespräche effizienter verlaufen, Missverständnisse reduziert werden und du mehr Zeit für die Beratung deiner Mandanten hast. Mit der richtigen Vorbereitung, dem Einsatz moderner Technologie und der Einbindung deines Teams legst du den Grundstein für nachhaltigen Erfolg und eine optimierte Honorarkultur in deiner Kanzlei.
Wie KanzleiPilot bei der Umsetzung unterstützt
Die Einführung einer systematischen IST-Aufnahme und die effiziente Gestaltung von Honorargesprächen können eine Herausforderung sein. Genau hier kommt KanzleiPilot ins Spiel – als dein zuverlässiger Partner für eine optimierte Honorarkultur und effizientere Kanzleiprozesse. Wir verstehen die spezifischen Bedürfnisse von Steuerberaterinnen und Steuerberatern und bieten maßgeschneiderte Lösungen, um deinen Kanzleialltag zu erleichtern.
1. KanzleiPilot Software: Dein Werkzeug für effiziente Prozesse
Unsere KanzleiPilot Software wurde entwickelt, um dir die tägliche Arbeit zu erleichtern und deine Honorargestaltung zu optimieren:
- Digitalisierte Checklisten: Mit der Software kannst du individuelle Checklisten erstellen und während des Honorargesprächs direkt am Bildschirm oder Tablet ausfüllen. So stellst du sicher, dass alle relevanten Informationen erfasst werden.
- Integrierter Honorarrechner für Steuerberater: Basierend auf den Eingaben der IST-Aufnahme berechnet die Software automatisch das Honorar gemäß der StBVV. Dabei werden sowohl Basisleistungen als auch Zusatzleistungen berücksichtigt.
- Angebots- und Vertragsgenerator: Erstelle in wenigen Klicks maßgeschneiderte Angebote, Steuerberaterverträge und Vergütungsvereinbarungen. Alle Dokumente sind rechtssicher und können direkt aus der Software heraus versendet werden.
- Digitale Signatur: Beschleunige den Vertragsabschluss, indem du deinen Mandanten die Möglichkeit bietest, Dokumente elektronisch zu signieren. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.
2. Strategieberatung und individuelle Workshops
Neben der Software bieten wir auch umfassende Beratungsdienstleistungen an:
- 1-zu-1-Strategieberatung: Unsere Experten analysieren gemeinsam mit dir die aktuellen Prozesse in deiner Kanzlei und identifizieren Optimierungspotenziale. Wir unterstützen dich dabei, eine individuelle Strategie für die Einführung der IST-Aufnahme und die Nutzung der Checkliste zu entwickeln.
- KERNTEAM-Workshop: In einem intensiven Workshop mit dir und ausgewählten Teammitgliedern erarbeiten wir innerhalb von 8 bis 10 Wochen die Grundpfeiler eurer optimierten Honorarkultur. Dabei stehen die Definition von Basis- und Zusatzleistungen, die Festlegung von Spielregeln und die Erstellung eines individuellen Leistungskatalogs im Fokus.
- Mitarbeiterschulungen: Damit das gesamte Team an einem Strang zieht, bieten wir Schulungen an, in denen wir eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den neuen Prozessen und der Software vertraut machen.
3. Praxisorientierte Unterstützung
Wir lassen dich nicht allein, sondern begleiten dich während des gesamten Implementierungsprozesses:
- Unbegrenzter strategischer Support: Bei Fragen oder Herausforderungen steht dir unser Team jederzeit zur Verfügung. Ob telefonisch, per E-Mail oder im persönlichen Gespräch – wir sind für dich da.
- Regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen: Unsere Software wird kontinuierlich verbessert und an aktuelle gesetzliche Anforderungen angepasst. So profitierst du stets von den neuesten Funktionen und bleibst rechtlich auf der sicheren Seite.
- Erfahrungswerte aus über 250 Kanzleien: Wir greifen auf einen reichen Erfahrungsschatz zurück und wissen, was in der Praxis funktioniert. Dieses Wissen teilen wir gerne mit dir.
4. Erfolgsbeispiele aus der Praxis
Unsere Kunden berichten von beeindruckenden Ergebnissen nach der Einführung von KanzleiPilot:
- Kanzlei Heppe, Steinborn, Henczka: Durch die Optimierung der Honorargespräche und die klare Definition von Leistungen konnte die Kanzlei eine Honorarsteigerung von bis zu 100 % bei Neumandanten erzielen.
- Sebastian Kusterer: Mit Hilfe von KanzleiPilot gelang es ihm, bei seinen Stammmandanten eine Honorarsteigerung von bis zu 60 % zu erreichen.
- Effizientes Mandanten-Onboarding: Kanzleien berichten von einer Reduzierung der Onboarding-Dauer auf nur eine Stunde durch automatisch generierte Angebote, Verträge und Vergütungsvereinbarungen.
5. Vorteile für deine Kanzlei auf einen Blick
- Zeitersparnis: Durch automatisierte Prozesse und effiziente Werkzeuge reduzierst du den administrativen Aufwand und hast mehr Zeit für die Beratung deiner Mandanten.
- Professionelles Auftreten: Mit modernen Tools und klar strukturierten Gesprächen überzeugst du potenzielle Mandanten von deiner Kompetenz und deinem Service.
- Höhere Honorare: Durch Strategien zur Kommunikation und Durchsetzung, optimierst du deine Honorare und steigerst die Wirtschaftlichkeit deiner Kanzlei.
- Zufriedene Mandanten und Mitarbeiter: Klare Kommunikation und transparente Prozesse führen zu höherer Zufriedenheit auf beiden Seiten.
6. Einfache Integration in deinen Kanzleialltag
Unsere Lösungen sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in deine bestehenden Arbeitsabläufe integrieren lassen:
- Benutzerfreundlichkeit: Die Software ist intuitiv bedienbar und erfordert keine langen Einarbeitungszeiten.
- Flexibilität: Ob du vor Ort beim Mandanten bist oder im Büro – mit KanzleiPilot hast du alle wichtigen Informationen stets griffbereit.
7. Maßgeschneiderte Lösungen für deine Kanzlei
Wir wissen, dass jede Kanzlei individuelle Anforderungen hat. Daher bieten wir flexible Pakete und Leistungen an, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Ob du gerade erst mit der Optimierung deiner Honorarkultur beginnst oder bereits erste Schritte unternommen hast – wir holen dich dort ab, wo du stehst.
Fazit
Mit KanzleiPilot an deiner Seite meisterst du die Herausforderungen der modernen Steuerberatung und hebst deine Kanzlei auf das nächste Level. Durch die Kombination aus innovativer Software und praxisnaher Beratung unterstützen wir dich dabei, Honorargespräche effizienter zu führen, den Auftragsumfang klar zu definieren und deine Honorare optimal zu gestalten. Gemeinsam schaffen wir eine Honorarkultur, die sowohl dich, deine Mandanten als auch dein Team zufriedenstellt.
Fazit
Die systematische IST-Aufnahme mithilfe einer Checkliste ist ein essenzieller Baustein für effiziente Honorargespräche und eine klare Definition des Auftragsumfangs. Durch die strukturierte Erfassung aller relevanten Informationen gewinnst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern legst auch den Grundstein für eine transparente und faire Honorargestaltung. Du identifizierst frühzeitig Zusatzleistungen, die deinen Mandanten echten Mehrwert bieten, und positionierst dich als kompetenter Beraterin.
Die Umsetzung dieser Methode erfordert anfänglich etwas Engagement, doch die Vorteile sind eindeutig: effizientere Prozesse, zufriedenere Mandanten und Mitarbeiter sowie eine gesteigerte Wirtschaftlichkeit deiner Kanzlei. Mit der richtigen Vorbereitung, dem Einbezug deines Teams und dem Einsatz moderner Technologien wird die IST-Aufnahme zum festen Bestandteil deines Kanzleialltags.
Die Erfahrungen unserer Mitmacher-Kanzleien zeigen, dass sich dieser Ansatz bewährt hat. Sie profitieren von höheren Honoraren, schnelleren Vertragsabschlüssen und einer optimierten Honorarkultur. Warum also nicht auch deine Kanzlei auf Erfolgskurs bringen?
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Unsere Mitmacher-Kanzleien erzielen beeindruckende Ergebnisse:
- Kanzlei Heppe, Steinborn, Henczka erreichte eine Honorarsteigerung von bis zu 100 % bei Neumandanten durch effiziente IST-Aufnahmen und klare Vergütungsvereinbarungen.
- Sebastian Kusterer konnte bei seinen Stammmandanten eine Honorarsteigerung von bis zu 60 % realisieren, indem er Zusatzleistungen identifizierte und professionell anbot.
- Dank der KanzleiPilot Software profitieren Kanzleien von einer Mandanten-Onboarding-Dauer von nur einer Stunde mit automatisch generierten Angeboten, Steuerberaterverträgen und Vergütungsvereinbarungen – und vielen weiteren Vorteilen.
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