Shownotes
Papierbelege – sie sind die wohl hartnäckigsten Überbleibsel in einer eigentlich digitalen Buchhaltungswelt.
Viele Steuerkanzleien kämpfen noch immer mit Papierordnern, Nachlieferungen und unvergütetem Scan-Aufwand.
Das kostet Zeit, Geld und Motivation.
Doch es geht auch anders: Mit einem klaren Leistungsmodell und passenden Abrechnungsstrukturen lässt sich der Scan-Prozess nicht nur wirtschaftlich gestalten, sondern auch vollständig in den digitalen Workflow integrieren.
Warum Scannen zum Honorar-Thema wird
In der Praxis zeigt sich:
Einige Kanzleien berechnen den Scan-Service konsequent – und machen daraus ein profitables Zusatzgeschäft.
Andere lassen Mandanten in einem „Scan-Café“ selbst tätig werden – und sparen so interne Ressourcen.
Wieder andere rechnen nach Zeit ab – oft zu ihrem eigenen Nachteil.
Wer das Scannen jedoch nicht klar definiert und abrechnet, verschenkt wertvolle Fachkräfte-Zeit und gefährdet die Wirtschaftlichkeit.
Gerade im Hinblick auf die StBVV (Steuerberatervergütungsverordnung) ist Transparenz entscheidend:
Nur, wer seine Leistungen dokumentiert und vertraglich festhält, kann sie auch fair abrechnen.
Vier Modelle aus der Kanzlei-Praxis
Konsequent digital:
Nur Mandanten mit digitaler Belegübermittlung werden angenommen.
→ Klare Prozesse, kein Scan-Aufwand, volle Effizienz.Scan-Café für Mandanten:
Mandanten scannen ihre Unterlagen in der Kanzlei – Self-Service-Modell mit minimalem Personaleinsatz.Abrechnung nach Zeit:
Fair, aber ineffizient – Fachkräftezeit wird blockiert und ist kaum skalierbar.Abrechnung nach Belegzahl:
Transparent, nachvollziehbar und leicht zu kommunizieren.
Besonders effizient in Verbindung mit einem Hochleistungs-Scanner und digitalen Prozessen.
Der KanzleiPilot-Ansatz: Klare Standards und faire Honorare
Mit KanzleiPilot können Steuerkanzleien ihren gesamten Leistungskatalog digital abbilden – inklusive individueller Zusatzleistungen wie dem Scan-Service.
Über die integrierte Honorarrechner-Funktion lässt sich das Zusatzhonorar automatisch kalkulieren – auf Basis der definierten Belegzahl, der StBVV oder eigener Kalkulationsparameter.
Damit werden Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch vertraglich sauber geregelt – z. B. direkt in einem aktualisierten Steuerberatervertrag oder einer Vergütungsvereinbarung.
Fazit: Digitalisierung beginnt beim Prozessdenken
Papierbelege sind kein notwendiges Übel, sondern eine Frage der Haltung und Struktur.
Mit klaren Regeln, einer fairen Honorargestaltung und digitaler Unterstützung durch KanzleiPilot wandelst du alte Routinen in moderne Prozesse.
💡 Tipp: Definiere das Scannen als separate Leistung im Leistungskatalog – und verankere sie transparent im Steuerberatervertrag.
So schaffst du Wertschätzung für dein Team und Fairness gegenüber deinen Mandanten.
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