Wie du den Auftragsumfang bei der Mandantenaufnahme richtig einschätzt

Warum eine strukturierte Mandantenaufnahme so wichtig ist

Bei der Aufnahme neuer Mandanten fehlt häufig ein klarer Prozess. Oft stellt sich schon nach wenigen Wochen heraus, dass ein neues Mandat nicht wirklich passt – oder es fehlt die Grundlage für ein sauberes Angebot, weil im Erstgespräch wichtige Themen nicht angesprochen wurden.

Die Folge: Unerwartete Mehrarbeit, unklare Absprachen und ein holpriger Start in die Zusammenarbeit. Um das zu vermeiden, brauchst du eine strukturierte Checkliste, die dich sicher durch das Gespräch führt und dir hilft, den Auftragsumfang von Beginn an richtig einzuschätzen.

Wunschmandanten statt Chaosmandate

Das Ziel der Checkliste ist es, nur noch mit Mandanten zu arbeiten, die zu deinem Wunschmandantenprofil passen. Ein echter Aufnahmestopp existiert in den wenigsten Kanzleien – immer wieder kommen neue Mandate durch Empfehlungen oder zusätzliche Firmengründungen bestehender Mandanten hinzu. Gerade deshalb ist es entscheidend, jedes neue Mandat mit einem klaren Prozess aufzunehmen, die Situation einzuordnen und von Anfang an die eigenen Spielregeln zu kommunizieren.

Die wichtigsten Punkte der Checkliste

Eine gute Checkliste hilft dir, im Erstgespräch strukturiert vorzugehen und nichts zu vergessen. Zu den zentralen Themen gehören:

• Motivation des Mandanten: Warum sucht er Unterstützung? Gab es einen Vorberater, und wenn ja, warum wurde gewechselt? Welche Ziele verfolgt er?

• Geschäftsmodell und wirtschaftliche Basis: Branche, Rechtsform, internationale Aktivitäten, Umsätze, Gewinne, Liquidität, Investitionen.

• Organisatorischer Umfang: Mitarbeiterzahl, interne Ressourcen, Selbstbucher, vorhandene Lohnfachkräfte, Digitalisierungsgrad.

• Belegvolumen und Komplexität: Anzahl und Art der Belege, Besonderheiten wie Differenzbesteuerung oder Fremdwährungen.

• Leistungsbedarf: FiBu, Lohn, Abschluss, Einkommensteuer, Sonderthemen, Beratungsleistungen.

• Bisherige steuerliche Betreuung: Einblick in Unterlagen, Ergebnisse von Betriebsprüfungen, anstehende Fristen.

• Risiken und Compliance: Offene Rechtsstreitigkeiten oder andere gesetzliche Anforderungen.

• Persönliche und langfristige Ziele: Unternehmensvision, Nachfolge, Verkauf, private Steuer- und Vermögensplanung.

• Fester Ansprechpartner: Wer im Unternehmen ist zuständig und arbeitet deiner Kanzlei zuverlässig zu?

Vorteile für dich und dein Team

Mit einer klaren Checkliste gewinnst du ein vollständiges Bild des neuen Mandats. Das bringt gleich mehrere Vorteile:

• Du erkennst Chancen für Zusatz- und Beratungsleistungen.

• Du positionierst dich sofort als strukturierter und kompetenter Berater.

• Du kannst Angebote, Verträge und Vergütungsvereinbarungen schnell und sauber erstellen.

• Du vermeidest Chaosmandate und reduzierst spätere Diskussionen.

• Du sparst Zeit, schaffst Vertrauen und sicherst dir Mandanten, die wirklich zu dir passen.

Fazit

Eine strukturierte Mandantenaufnahme ist ein zentrales Element deiner Honorarstrategie. Sie sorgt dafür, dass du nur noch mit Mandanten zusammenarbeitest, die zu dir passen, und legt den Grundstein für eine erfolgreiche und transparente Zusammenarbeit. Mit einer guten Checkliste schaffst du Klarheit, erkennst Potenziale und sicherst dir faire Honorare von Anfang an.

Hinweise aus der Folge

• Vereinbare einen Kennenlerntermin unter kanzleipilot.de/termin, wenn du deine Honorarkultur optimieren möchtest.

• Stelle deine Fragen direkt per WhatsApp an kanzleipilot.de/whatsapp.

• Greife kostenfrei auf Muster-Checklisten und Praxisbeispiele in der Wissensbasis zu unter kanzleipilot.de/wissen.