Wie du Basisleistungen klar definierst – Dein Fundament für beidseitig faire Honorare in der FiBu

Worum es in dieser Folge geht

In dieser Episode legen wir das Fundament für dein Honorarsystem: die Basismodul-Strategie. Ziel ist es, weniger Zusatzleistungen zu verschenken, Transparenz gegenüber Mandanten zu schaffen und damit den Weg zu weniger Stress, besseren Honoraren und mehr Wertschätzung zu ebnen. Pro Leistungsbereich – FiBu, Jahresabschluss, Lohn, Einkommensteuer sowie Beratungsfelder wie Erbschaft und Schenkung – definierst du klare Leistungsmodule für die Grundleistung.

Warum Basisleistungen klar definiert werden müssen

Das Restaurant-Bild macht es greifbar: Niemand würde erwarten, dass Wein, Dessert und Espresso gratis sind, wenn nur die Pizza berechnet wird. In vielen Kanzleien passiert genau das – Zusatzleistungen werden ohne Berechnung erbracht.

Die Folgen sind spürbar: Überstunden (etwa rund um den 10. des Monats), verstärktes Flatrate-Denken bei Mandanten und fehlende Struktur im Team. Berufsträger verlieren Zeit, Nerven und Ertrag; Deckungsbeiträge leiden. Aus der Beratungspraxis: 30 bis 90 Minuten unbezahlte Arbeit pro Kopf und Tag sind keine Seltenheit – hochgerechnet summiert sich das erheblich.

So funktioniert die Basismodul-Strategie

Die Strategie trennt klar zwischen Basisleistung und Zusatzleistung. Am Beispiel FiBu:

• Vorspeise: Onboarding-Leistungen wie die Einrichtung digitaler Schnittstellen und des Mandantenportals.

• Hauptgang (Basismodul): Kernleistungen wie das Buchen der Belege, Abstimmung von Bank und Kasse, Bereitstellung der BWA sowie die kurze Rückfrage zwischendurch.

• Beilagen (Zusatzleistungen): z. B. Scanservice für Papierbelege, Nachfassen bei fehlenden Unterlagen, verspätete Anlieferung, manuelles Buchen ohne Kontoauszugsmanager, Sonderfälle wie Differenzbesteuerung.

• Nachtisch: z. B. Verfahrensdokumentation.

Mit einer solchen „Speisekarte“ nehmen Mandanten deine Beratungsbandbreite wahr – auch für Spezialthemen wie Unternehmens- und betriebswirtschaftliche Beratung.

Checkliste: Basisleistung oder Zusatzleistung?

Die Folge regt an, für die FiBu (und analog für Abschluss, Lohn, Einkommensteuer sowie Beratungsthemen) eine Checkliste zu nutzen. Leitfragen sind:

• Gehören Buchen der Belege, Bank-/Kassenabstimmung, BWA-Versand und kurze Rückfragen ins Basismodul?

• Sind Scannen von Papierbelegen, Nachfassen bei fehlenden Belegen, verspätete Anlieferung, manuelles Buchen ohne Kontoauszugsmanager und Sonderfälle Zusatzleistungen?

• Zählt der Zugang zum digitalen Mandantenportal und die gesetzeskonforme Archivierung zum Basismodul?

Das Ziel ist Klarheit – intern fürs Team und extern für Mandanten.

Umgang mit Chaosmandaten

Viele kennen es: Wiederholtes Erinnern an fehlende Belege wird zum Dauerläufer. Die Empfehlung aus der Folge: Das Nachfassen sollte als klar abgegrenzte Zusatzleistung behandelt werden. Später wird ein Konzept („Tür-und-Angelberatung“) vorgestellt, das Rückfragen fair regelt, ohne dass bei jeder Nachfrage sofort „die Kasse klingelt“ – bei gleichzeitig klaren Spielregeln.

Spielregeln schriftlich festlegen

Nachdem Leistungen definiert sind, braucht es klare Spielregeln: Was dürfen Mandanten erwarten, und welche Mitwirkungspflichten gelten? Diese Regeln sollten schriftlich fixiert und von Anfang an transparent kommuniziert werden. Mit KanzleiPilot lassen sich solche Regeln schnell in Verträge und Vergütungsvereinbarungen integrieren.

Fazit

Die Basismodul-Strategie ist das Fundament: weg von unbezahlten Zusatzleistungen, hin zu klar abgegrenzten Leistungen, Transparenz und besserer Mitarbeit der Mandanten – und damit zu mehr Wertschätzung. Nimm dir die Bereiche FiBu, Abschluss, Lohn, Einkommensteuer und Beratung vor und lege den Grundstein jetzt.

Hinweise aus der Folge

• Vereinbare einen kurzen Kennenlerntermin unter kanzleipilot.de/termin.

• Stelle deine Fragen rund ums Honorar auch per WhatsApp unter kanzleipilot.de/whatsapp.

• Greife kostenfrei auf Checklisten und Praxisbeispiele in der Wissensbasis zu unter kanzleipilot.de/wissen.